Как да преместим офиса си, без да прекъсваме работа

У нас тази дейност навлезе в края на 90-те години с развитието на дейността по управление на проекти (project management), от която е част. По-активно търсене на услуги по управление на преместването обаче има едва последните 1-2 години с навлизането на големи мултинационални компании.
,

Целта
Основната цел на move management е смяната на фирмения офис да стане с най-малко щети и неудобства. Това означава да се сведе до нула рискът от загуби на документация и повреди на техника, пренасянето да се извърши с минимум нарушаване на работния процес, а по възможност - и без прекъсването му. Вторичните цели са свързани с оптимизацията на дейността и работното пространство. Например за една компания по-удачно може да е преминаването от кабинетна система към отворен тип работна площ (open plan), при който служителите се разполагат в голямо общо помещение. Този вид организация е удачна при работа върху големи проекти, при които се изискват добра координация и непосредствен контакт между отделните звена. Оптимизация е и намаляването на ползваната хартия с въвеждането на електронни системи за обработка на информацията и съхранението й в бази данни.


Процесът
Организацията на преместването се уточнява в предварителен план, последван от изпълнение и контрол. При пренасяне в новопостроена сграда планът трябва да се подготви поне 5-6 седмици преди завършването й, тъй като първите етапи включват и организация на довършителните работи, разпределение и обзавеждане на площите. При завършени сгради също често се налагат ремонт и реорганизация на пространството. Важно е да се изготви график на дейностите по преместването и да се определят хора, отговорни за изпълнението му. В него се залага в каква последователност и кога ще се пренасят бюра, техника, кои служители кога ще се преместят. Оборудването се пренася в последователност, която осигурява непрекъсваемост на дейността. Например за постоянна свързаност на офиса с други офиси на фирмата, както и за постоянна работа на електронните комуникации, оборудването в сървърното помещение може да се премести последно.


Времето
В плана се определя и времето, за което компанията може да спре работа (т.нар. down time), без това да е свързано с големи загуби. Ако дори кратко прекъсване би довело до нежелателни последствия, спирането на работа може да бъде сведено до нула, а пренасянето се извършва през почивни дни или нощем. При взимане на тези решения се пресмята доколко по-високите разходи за преместване в извънработно време ще са икономически оправдани спрямо прекъсване на работния процес. Има обаче случаи, при които спирането на работа е невъзможно - например центровете за обработка на транзакции на големи банки, които трябва да се преместят в нова сграда. В такъв случай процесът се разделя на малки фази, за да не се нарушава цикълът на работа.

picture:3,20061201_7.jpg,
80% от големите фирми ползват услугата
- Услугите по преместване са възникнали още през XVII век във Великобритания с обособяването на първите големи корпорации;
- Днес около 80% от компаниите със среден и голям размер по света използват професионални услуги при преместване, сочат данните на международната компания Allied Pickfords, която развива дейност в тази сфера от 1666 г.;
- Кръгът клиенти е широк - от мултинационални компании и структури на държавната администрация до малки фирми;
- Личните и бизнес преместванията нерядко са свързани - компанията поема разноските и организацията по преместването на служителите, които е поканила на висока длъжност;
- У нас професионална помощ при преместване ползват около 40% от фирмите;
- Move management се ползва основно при смяна на офис на големи компании, както и при пренасяне на нови служители от висшия мениджмънт;
- Сред ползващите услугата са Johnson Controls, които с помощта на Vector Management в сътрудничество с Allied Pickfords преместиха офиса си в бизнес център EUROPARK;
- В момента тече проект по пренасяне на централата у нас на фармацевтичната компания Sanofi Aventis в офис сградата Sofia Tower.

При 10 млн. EUR оборот губите 40 000 дневно
Средно 40 000 EUR би загубила на ден от прекъсване на работата си заради пренасяне в нов офис компания, която генерира годишен оборот от 10 млн. EUR от работа, извършвана във въпросния офис. В същото време консултантската услуга по управление на преместването би й струвала около 7-8 хил. EUR. С ползването на тази услуга фирмата би получила преместване без прекъсване на дейността си, което означава, че заплащането за професионален консултант в този случай би било оправдано. В случая съпоставката се прави само на база на разходите за професионален консултант, тъй като останалите - по опаковане, транспорт, монтаж и демонтаж и т.н., са еднакви и задължителни и когато не се ползват неговите услуги. Обикновено цената на консултантските компании за този тип услуга не е пряко обвързана с брой премествани единици, оборот или квадратура на офиса. Тя се формира на базата на себестойността като транспортни разходи, комуникации, стойност на консултацията плюс надценка за консултантската услуга.