Новини

Как да преместим офиса си, без да прекъсваме работа

Публикувана: 1 Декември, 2006 00:00
0 КОМЕНТАРА | ВИДЯНА 456
ШРИФТ ПЕЧАТ
Вашата оценка:
Оценка 0 от 0 гласа.
У нас тази дейност навлезе в края на 90-те години с развитието на дейността по управление на проекти (project management), от която е част. По-активно търсене на услуги по управление на преместването обаче има едва последните 1-2 години с навлизането на големи мултинационални компании.
,

Целта
Основната цел на move management е смяната на фирмения офис да стане с най-малко щети и неудобства. Това означава да се сведе до нула рискът от загуби на документация и повреди на техника, пренасянето да се извърши с минимум нарушаване на работния процес, а по възможност - и без прекъсването му. Вторичните цели са свързани с оптимизацията на дейността и работното пространство. Например за една компания по-удачно може да е преминаването от кабинетна система към отворен тип работна площ (open plan), при който служителите се разполагат в голямо общо помещение. Този вид организация е удачна при работа върху големи проекти, при които се изискват добра координация и непосредствен контакт между отделните звена. Оптимизация е и намаляването на ползваната хартия с въвеждането на електронни системи за обработка на информацията и съхранението й в бази данни.


Процесът
Организацията на преместването се уточнява в предварителен план, последван от изпълнение и контрол. При пренасяне в новопостроена сграда планът трябва да се подготви поне 5-6 седмици преди завършването й, тъй като първите етапи включват и организация на довършителните работи, разпределение и обзавеждане на площите. При завършени сгради също често се налагат ремонт и реорганизация на пространството. Важно е да се изготви график на дейностите по преместването и да се определят хора, отговорни за изпълнението му. В него се залага в каква последователност и кога ще се пренасят бюра, техника, кои служители кога ще се преместят. Оборудването се пренася в последователност, която осигурява непрекъсваемост на дейността. Например за постоянна свързаност на офиса с други офиси на фирмата, както и за постоянна работа на електронните комуникации, оборудването в сървърното помещение може да се премести последно.


Времето
В плана се определя и времето, за което компанията може да спре работа (т.нар. down time), без това да е свързано с големи загуби. Ако дори кратко прекъсване би довело до нежелателни последствия, спирането на работа може да бъде сведено до нула, а пренасянето се извършва през почивни дни или нощем. При взимане на тези решения се пресмята доколко по-високите разходи за преместване в извънработно време ще са икономически оправдани спрямо прекъсване на работния процес. Има обаче случаи, при които спирането на работа е невъзможно - например центровете за обработка на транзакции на големи банки, които трябва да се преместят в нова сграда. В такъв случай процесът се разделя на малки фази, за да не се нарушава цикълът на работа.

picture:3,20061201_7.jpg,
80% от големите фирми ползват услугата
- Услугите по преместване са възникнали още през XVII век във Великобритания с обособяването на първите големи корпорации;
- Днес около 80% от компаниите със среден и голям размер по света използват професионални услуги при преместване, сочат данните на международната компания Allied Pickfords, която развива дейност в тази сфера от 1666 г.;
- Кръгът клиенти е широк - от мултинационални компании и структури на държавната администрация до малки фирми;
- Личните и бизнес преместванията нерядко са свързани - компанията поема разноските и организацията по преместването на служителите, които е поканила на висока длъжност;
- У нас професионална помощ при преместване ползват около 40% от фирмите;
- Move management се ползва основно при смяна на офис на големи компании, както и при пренасяне на нови служители от висшия мениджмънт;
- Сред ползващите услугата са Johnson Controls, които с помощта на Vector Management в сътрудничество с Allied Pickfords преместиха офиса си в бизнес център EUROPARK;
- В момента тече проект по пренасяне на централата у нас на фармацевтичната компания Sanofi Aventis в офис сградата Sofia Tower.

При 10 млн. EUR оборот губите 40 000 дневно
Средно 40 000 EUR би загубила на ден от прекъсване на работата си заради пренасяне в нов офис компания, която генерира годишен оборот от 10 млн. EUR от работа, извършвана във въпросния офис. В същото време консултантската услуга по управление на преместването би й струвала около 7-8 хил. EUR. С ползването на тази услуга фирмата би получила преместване без прекъсване на дейността си, което означава, че заплащането за професионален консултант в този случай би било оправдано. В случая съпоставката се прави само на база на разходите за професионален консултант, тъй като останалите - по опаковане, транспорт, монтаж и демонтаж и т.н., са еднакви и задължителни и когато не се ползват неговите услуги. Обикновено цената на консултантските компании за този тип услуга не е пряко обвързана с брой премествани единици, оборот или квадратура на офиса. Тя се формира на базата на себестойността като транспортни разходи, комуникации, стойност на консултацията плюс надценка за консултантската услуга.

Поставете оценка на статията:
Оценка 0 от 0 гласа.

Въвеждане на коментар към статията
Име :


Напишете кода от картинката
Визуална кептча
Коментар:
Коментари към статията
ФАКТИ.БГ не толерира обидни коментари и спам. Некоректни коментари ще бъдат изтривани. Такива са тези, които съдържат нецензурни изрази, лични обиди и нападки, заплахи; нямат връзка с темата или са написани изцяло на език, различен от български.

Ловци на бисери
Бойко Борисов
Председателят на ГЕРБ Бойко Борисов говори пред делегатите на конгреса на Европейската народна партия в Дъблин.
За нас е важно да спечели тези избори. Досега десет пъти съм побеждавал лидерът на ПЕС Сергей Дмитриевич Станишев и се надявам и на тези избори да го победим."

Още бисери