Как да си направим домашен офис

Работата от дома набира популярност сред големите компании. Все повече корпорации предпочитат да дадат на служителите си възможност да работят в домашни условия, вместо да плащат наеми и транспортни разходи, за да ги накарат да изпълняват служебните си задължения от централния офис. Създаването на съвременен домашен офис изисква изпълнението на няколко условия.

Първото изисква компанията да разполага с развита информационна система, с чиято помощ електронните документи и комуникацията по мрежата да бъдат възможно най-достъпни от разстояние. Ако така наречените технологични тръби не са изпълнени със съдържание, то и функционирането на домашния офис става безсмислено и безполезно. Причината е, че за да работи служителят, така или иначе ще бъде принуден да пътува до офиса, откъдето да взима нужните му документи на хартиен носител.

Изданието дава пример със служител в отдел продажби на голяма компютърна компания като "Ниско". В задълженията му влиза да проверява информацията за поръчките, Проблемите с тях и евентуалните отстъпки, да набира информация за произвежданите от компанията продукти, да прави прогнози за продажбите, да провежда дистанционно обучение на клиентите в електронен формат, да организира командировките и да се грижи за отчетите по тях, да открива необходимия служител по минимален брой критерии за търсене и да се свързва с него по 10 различни начина в зависимост от характера на нужната информация, да прави диагностика и обслужване на персоналните компютри, да прави справки с отдел "Кадри", да купува офис оборудване по каталог и да преглежда съобщенията от ръководството.

Личната подготовка
За да се справи с всичко това, служителят трябва да разполага с високоскоростен Интернет. Той може да идва по телефонна линия ADSL или по кабел с помощта на набиращата популярност технология metro ethernet. Ако персоналният компютър на служителя получава достъп до Интернет през публична мрежа, то благодарение на технологията за криптиране на данни Virtual private Network (VPN) се изгражда защитен виртуален тунел до информационните системи в централния офис на компанията. Така служителят влиза в тях, все едно че е в офиса, независимо от това къде се намира в дадения момент - вкъщи, на път или дори на борда на самолет. За пълна мобилност дори в рамките на дома - за работа от градината или от балкона, е необходимо да се инсталира домашна безкабелна мрежа тип Wi-Fi 802, чиято цена е по-малко от $200.

При създаването на домашен офис е важно да се има предвид трудността на преодоляване на психологическите бариери на домашната работа. В тази категория попадат чувството на несигурност, на откъснатост от работния процес, липсата на общуване с колегите и опасенията от застой в кариерата. Този проблем може да се реши както с виртуални, така и с традиционни похвати при организацията на работата. Става дума за периодичното провеждане на виртуални конференции и седмични отчети по факс или електронен път или за редовни срещи на живо.

В някои компании началникът на офиса периодично изпраща видеопослания до всички служители, съдържащи информация за пазарната обстановка, за състоянието на компанията и за задачите на всеки от работещите в нея. Разпространена е и системата на мониторинга или опекунството, когато служител с по-дълъг стаж, който не е задължително да е ръководител, се грижи за по-млад колега, като му помага по-бързо и безболезнено да навлезе в компанията. Новите механизми на комуникация са залог за запазването и поддържането на управляемостта на големите компании с много представителства, като практически премахват разстоянието между тях.

Корпоративна подготовка
Опитът показва, че там, където са поставени ясни задачи с конкретен срок или служителите са насочени към изпълнението на конкретни проекти, контролът върху изпълнението им е лесен. Яснотата освобождава от необходимостта от ограничения, тъй като хората сами намират най-добрия начин за организиране на работния процес и на своето време. Но ако основният критерий е времето, прекарано на работното място, то ограниченията са напълно обясними и дори задължителни.

Най-сериозна подготовка за изграждането за домашния офис трябва да направи кадровият отдел. Той трябва да разработи нови инструменти за оценка и управление на работата на служителите. Това, разбира се, става в сътрудничество с техническия отдел. Окончателното решение е на изпълнителната дирекция.

Контрол и комуникация
Освен през електронната поща в съвременните корпорации се използват и други схеми на електронна комуникация. Те позволяват на ръководството на компанията да държи ръката си на пулса на организацията и да запазят нейната управляемост от разстояние. Сред инструментите е унифицираната гласова поща, премахваща границите между гласова и електронна поща и позволяваща преадресирането на съобщенията. В категорията на улесняващите комуникацията механизми попадат и служебният чат, теле- и видеоконференциите и обменът на програми и материали през интернет или интранет.

И така какво следва за корпорацията от въвеждането на практиката на работа в домашни условия? На първо място, компанията не трябва да проектира офиса си като лабиринт от кабинети и коридори, а да оставя повече място за срещи и събрания, повече свободно пространство, неангажирано с работни места. Просто на празните места виртуално също ще присъстват служители, които работят от дома си. Те ще могат да "запазват" местата си през Интернет, набирайки служебния си IP-телефон в предварително уговорен час и с предварително зададени координати.